採訪/編輯:
棒!城市編輯部
更新時間:
2019-03-13 18:37
發佈時間:
2017-11-06 08:33
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10個好用的編碼原則,讓你的商品、客戶、供應商等編碼輕鬆完成

筆者輔導過大大小小的企業e化,其中導入的第一步,便是要請客戶將商品、供應商、客戶進行編碼工作,看似簡單的前置作業,有時卻會造成整個專案的延遲,更嚴重者,造成系統導入失敗!

甚至有些客戶會問:為什麼不要直接用中文名稱就好,直覺又容易記憶,花很多時間編號後,又記不住、感覺很難用、浪費時間...常讓系統導入第一步就充滿著三條線。

(為什麼不用中文名稱?應該可以不用說明吧!)

所有的「編碼」原則最重要的功用,除了讓系統辨識之外,最好能夠讓相關人員可以看到編碼就能很快的取得相關資訊,例如:編碼中有分類、區別,所以相關人員一看到編碼就可以知道是哪類的商品。

也因為編碼有其分類、區別˙,所以也可以依此進行排序時,可以將相關分類、區別的品項排列在一起,便利人員的使用。查詢時,也可以直接依照分類、區別的部分編碼,取得同類商品,或同區廠商的資料。所以好的編碼原則,不只可以提供系統使用,更可以提升承辦人員、系統的工作效率喔。

當然,誠如大家所知,系統是死的、人是活的。要如何規劃好的「編碼」,最重要的是在於公司領導主管、以及內部承辦人員可以依照實務經驗,好好的思考與規畫。電腦不會自己賦予成品一組編碼,所以,是人要餵它資料它才會了解,既然是人要餵它,重點就在"人"

 

但是要怎麼編呢?筆者整理提供了10個編碼的基本原則,讓您立即上手。

1. 反映分類:

在規劃編碼方式時,將資料的分類納入編號中,以不同代碼表示不同的分類,

這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。

像是A類是成品、B類半成品、C類配件等。

2. 反映順序:

為了方便將資料做排序,可以在編碼時加入大小順序,這樣報表會比較容易閱讀和查找。

像是A類成品,再細分A01是義大麵、A02咖哩燉飯、A03燻雞起司焗烤。

這樣找報表就能知道成品那一類賣的比較好囉。

3. 變動屬性不納入

換言之,不要將會變動的資料屬性納入編碼規則上。

例如:按照客戶的居住地址進行編碼,台北A、台中B,客戶非常有可能搬遷居住地,這樣編碼就變得沒有意義了,總不能客戶一改住址,就重新改客戶編碼,這樣不切實際,也不被允許。

其他如:按照會員等級,做為會員編碼原則

所以會變動的資料,要避免作為編碼原則。

4. 具備彈性:

要保留資料未來擴充的彈性,例如某類成品目前大約數十個,結果在編碼時只賦予二位碼,這樣在未來當該類超過二位數時,就會造成編碼不夠用,到時就欲哭無淚了

所以在規劃流水編號編碼時,要考量未來發展,及滿足後續新資料的使用需求。

像是編A0001,那表示A類產品可以編到9999種,要自問A類有一天會到這麼多嗎?

5. 越短越好:

在符合編碼原則的情況下,可以盡量減少編號的長度,會較容易記憶和提升效率。

6. 不可使用特殊符號:

像「 * & ? $ @ #‘」這類符號會增加輸入時的困擾。

7. 避免使用英文字母I、O:

常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I,數字0和英文O,

編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆,改用其他容易辨別的字母代替。

8. 同類的編碼長度應一致

使用相同的編碼長度,可以減少出錯,也更容易閱讀。

9. 大中小分類+流水碼

第一項有提到編碼方式要能反映分類,如果像商品資料比較多,

且有區分細項的類別,進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。

例如「A 01 001 001」,其中A是大分類、01是中分類、001是小分類,

而001是流水編號,如後續有新的資料時就能快速的完成商品編號。

10. 避免使用暗示性編碼

除了反應分類、順序之外,盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。

 

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