10個好用的編碼原則，讓你的商品、客戶、供應商等編碼輕鬆完成

筆者輔導過大大小小的企業e化，其中導入的第一步，便是要請客戶將商品、供應商、客戶進行編碼工作，看似簡單的前置作業，有時卻會造成整個專案的延遲，更嚴重者，造成系統導入失敗！

甚至有些客戶會問：為什麼不要直接用中文名稱就好，直覺又容易記憶，花很多時間編號後，又記不住、感覺很難用、浪費時間...常讓系統導入第一步就充滿著三條線。

(為什麼不用中文名稱?應該可以不用說明吧！)

所有的「編碼」原則最重要的功用，除了讓系統辨識之外，最好能夠讓相關人員可以看到編碼就能很快的取得相關資訊，例如：編碼中有分類、區別，所以相關人員一看到編碼就可以知道是哪類的商品。

也因為編碼有其分類、區別˙，所以也可以依此進行排序時，可以將相關分類、區別的品項排列在一起，便利人員的使用。查詢時，也可以直接依照分類、區別的部分編碼，取得同類商品，或同區廠商的資料。所以好的編碼原則，不只可以提供系統使用，更可以提升承辦人員、系統的工作效率喔。

當然，誠如大家所知，系統是死的、人是活的。要如何規劃好的「編碼」，最重要的是在於公司領導主管、以及內部承辦人員可以依照實務經驗，好好的思考與規畫。電腦不會自己賦予成品一組編碼，所以，是人要餵它資料它才會了解，既然是人要餵它，重點就在"人"

但是要怎麼編呢？筆者整理提供了10個編碼的基本原則，讓您立即上手。

1. 反映分類：

在規劃編碼方式時，將資料的分類納入編號中，以不同代碼表示不同的分類，

這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。

像是A類是成品、B類半成品、C類配件等。

為了方便將資料做排序，可以在編碼時加入大小順序，這樣報表會比較容易閱讀和查找。

像是A類成品，再細分A01是義大麵、A02咖哩燉飯、A03燻雞起司焗烤。

這樣找報表就能知道成品那一類賣的比較好囉。

換言之，不要將會變動的資料屬性納入編碼規則上。

例如：按照客戶的居住地址進行編碼，台北A、台中B，客戶非常有可能搬遷居住地，這樣編碼就變得沒有意義了，總不能客戶一改住址，就重新改客戶編碼，這樣不切實際，也不被允許。

其他如：按照會員等級，做為會員編碼原則

所以會變動的資料，要避免作為編碼原則。

要保留資料未來擴充的彈性，例如某類成品目前大約數十個，結果在編碼時只賦予二位碼，這樣在未來當該類超過二位數時，就會造成編碼不夠用，到時就欲哭無淚了

所以在規劃流水編號編碼時，要考量未來發展，及滿足後續新資料的使用需求。

像是編A0001，那表示A類產品可以編到9999種，要自問A類有一天會到這麼多嗎?

在符合編碼原則的情況下，可以盡量減少編號的長度，會較容易記憶和提升效率。

像「 * & ? $ @ #‘」這類符號會增加輸入時的困擾。

常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I，數字0和英文O，

編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆，改用其他容易辨別的字母代替。

使用相同的編碼長度，可以減少出錯，也更容易閱讀。

第一項有提到編碼方式要能反映分類，如果像商品資料比較多，

且有區分細項的類別，進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。

例如「A 01 001 001」，其中A是大分類、01是中分類、001是小分類，

而001是流水編號，如後續有新的資料時就能快速的完成商品編號。

除了反應分類、順序之外，盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。